Mejorar la calidad de nuestros servicios de propiedad industrial con IA

1. Introducción

IPX Patent Partners (en adelante, «el despacho») pondrá en funcionamiento pleno, desde el 1 de julio de 2026, el sistema de uso de la IA que ha desarrollado y validado internamente, incluido el trabajo de presentación de solicitudes. Este documento se ha preparado para explicar con honestidad la gobernanza de la IA del despacho al dar este paso, de modo que nuestros clientes puedan estar tranquilos.

Al incorporar la IA a nuestro trabajo, hemos optado por comunicar con claridad a los clientes nuestra gobernanza de la IA. Lo hacemos porque (1) valoramos por encima de todo la confianza de nuestros clientes, (2) queremos poder preguntar de antemano cómo desea el cliente que se use la IA y, sobre todo, (3) no queremos dejar ninguna ambigüedad sobre quién responde de la calidad del producto.

2. IPX hasta ahora: un despacho que ha invertido en automatización

Antes de explicar cómo usamos la IA, resumimos brevemente la postura que ha mantenido el despacho hasta ahora.

2.1 Macros de Word propias, desarrolladas desde la fundación

El trabajo repetitivo que acompaña a la redacción de la descripción —comprobación del formato, maquetación, redacción de ejemplos de apoyo, generación y actualización de reivindicaciones reformuladas y del resumen, entre otros— lo hemos automatizado con un conjunto propio de macros de Word. Es un esfuerzo continuado desde la fundación y constituye el núcleo del saber hacer interno. En el conjunto de nuestra tecnología propia, macros de Word incluidas, tenemos unas 30 patentes.

2.2 Una política de gestión que no escatima inversión para eliminar el trabajo repetitivo

En un despacho de patentes, el trabajo repetitivo suele exigir mucha mano de obra y mucho coste. Para reducir ese coste y bajar al máximo el error humano, hemos invertido a fondo en formación, flujos de trabajo y sistemas. Como resultado, nuestro equipo puede dedicar más tiempo a lo que solo puede hacer una persona: captar la esencia de la invención, valorar la patentabilidad y diseñar el alcance del derecho. Esa es la base que ha sostenido nuestra calidad y nuestra rapidez.

2.3 Una cultura de compartir con todo el despacho lo que construimos

Mucho antes de que apareciera la IA, ya teníamos arraigada la cultura de compartir con todo el despacho las funciones desarrolladas y el saber hacer práctico, en lugar de dejarlos en manos de unas pocas personas, y de construir entre todos un sistema con el que cualquiera pueda producir un resultado igual o superior a nuestro estándar. El alcance del uso de las herramientas y las reglas de funcionamiento, es decir, la gobernanza, también se fijaron con claridad, se compartieron con todos y se revisaron periódicamente.

A una política constante de «usar la tecnología para elevar la calidad y la rapidez» y de «fijar reglas para ello, compartir herramientas y saber hacer en toda la organización y seguir mejorando», le hemos añadido una herramienta nueva: la IA.

3. Cómo llegamos a usar la IA y en qué punto estamos

3.1 Un uso prudente de la IA cuando hay información no publicada

En los asuntos anteriores a la presentación de la solicitud, que manejan información no publicada, hemos controlado con prudencia el uso de la IA. La limitábamos a usos que no requieren acceso a información no publicada, como documentar cuestiones generales o buscar, resumir y ordenar el estado de la técnica.

3.2 Investigación y validación continuas hacia una implantación plena

Como despacho que ha invertido de forma sostenida en tecnología, empezamos a investigar la integración de la IA generativa en la práctica en cuanto apareció. En esa investigación cuidamos al máximo la confidencialidad: en lugar de asuntos anteriores a la solicitud confiados por clientes, usamos sobre todo asuntos ya presentados y solicitudes a nombre del propio despacho para comparar la calidad y la eficiencia con IA y sin ella. En cuanto a la tramitación, hemos acumulado evidencia a través de asuntos reales.

A través de esta investigación hemos desarrollado por nuestra cuenta las «skills», que hacen que la IA reproduzca con exactitud nuestros procedimientos de trabajo; los «agentes de IA», que combinan varias skills para avanzar el trabajo de forma autónoma; el «harness», que da pie firme a esos agentes; y los «permisos de acceso» de la IA a los sistemas internos, que reflejan los permisos de cada persona. También hemos estudiado el «contexto», que determina qué información y en qué medida conviene dar a la IA para obtener un buen resultado. Además, para evitar la contaminación de información a través de la memoria, hemos desarrollado una «gestión de la memoria» que separa el área de trabajo por cliente y divide por completo los recuerdos cliente por cliente. Si alguien intentara guardar la información de un cliente en la memoria de otro, la IA avisa, de modo que el error humano es menos probable. Las conexiones MCP, por su parte, las mantenemos al mínimo.

Todo ello son activos intangibles propios que reflejan a fondo nuestro conocimiento y nuestra experiencia, y no se venden en el mercado.

3.3 Ajustar una «IA de propósito general» en lugar de una «IA especializada»

En los últimos años han aparecido servicios de IA especializados en propiedad industrial. Sin embargo, aunque son fáciles de implantar, resultan difíciles de personalizar según cada circunstancia y obligan a depender del proveedor para casi toda la configuración, incluido el modelo de IA que funciona por debajo.

Por eso hemos elegido como base de nuestra gobernanza de la IA no una IA especializada para el sector de la propiedad industrial, sino una IA de propósito general que da acceso a los modelos más avanzados disponibles para cualquier empresa. Sobre ella, aprovechando las competencias técnicas y el saber hacer en automatización cultivados desde la fundación, hemos ajustado a fondo esa IA de propósito general a nuestra práctica y hemos creado un «entorno de IA propio de IPX».

La IA de propósito general evoluciona muy deprisa y tiene la gran ventaja de dar acceso a los modelos frontera más avanzados del mundo. Al combinar modelos de ese rendimiento con nuestra gobernanza de la IA, hemos conseguido un sistema optimizado para nuestra práctica que ninguna IA especializada de mercado puede reproducir.

3.4 Organizar la práctica de propiedad industrial en «capas»

Organizamos en varias «capas» los métodos de redacción de la descripción y de respuesta en la tramitación. La estructura de capas se compone de (1) una primera capa con las reglas comunes que todo el equipo debe cumplir, (2) una segunda capa con los procedimientos de trabajo estandarizados por cliente o por área, y (3) una tercera capa con los refinamientos particulares que ha ido acumulando cada Agente de la Propiedad Industrial responsable.

La primera capa evita variaciones de calidad sobre una base común al despacho; la segunda aplica ajustes personalizados por cliente o por área; la tercera permite reflejar las mejoras y las preferencias de cada agente. Además, la primera capa está bajo control estricto de los administradores y el equipo no puede modificarla por su cuenta. La segunda y la tercera, en cambio, pueden actualizarlas con flexibilidad personas designadas, mediante intercambios periódicos con los responsables.

3.5 Compartir los archivos de configuración y demás con todo el despacho

Tanto los archivos de configuración y las skills que los administradores preparan al detalle como las skills que cada persona desarrolla y mejora por su cuenta pueden compartirse con todo el despacho mediante operaciones intuitivas, sin usar GitHub ni nada parecido. Es un mecanismo para pasarse configuraciones y skills dentro de la casa sin complicaciones.

Así, el saber hacer o la mejora de una persona se comparte de inmediato como competencia práctica de toda la organización, y puede traspasarse entre responsables cuando hace falta. Este mecanismo de «compartir los resultados con todos» sigue la cultura que ya teníamos antes de la IA.

Estas son las razones por las que concluimos que se daban las condiciones para entrar en la fase de implantación plena de la IA.

4. IPX a partir de ahora: la organización para la era de la IA

Sobre la base de estos resultados, desde el 1 de julio de 2026 usaremos la IA en la práctica con la organización siguiente.

La IA generativa destaca en dar forma a un documento cuando se le indica la dirección y el camino que debe seguir. En cambio, para identificar el punto clave de la invención, fijar el criterio sobre las reivindicaciones y los dibujos o imaginar cómo se aprovechará el derecho, creemos que siguen siendo imprescindibles la competencia profesional y la experiencia del Agente de la Propiedad Industrial.

Por eso, salvo que el cliente pida otra cosa, primero el Agente de la Propiedad Industrial fija el esqueleto y el criterio de la descripción, incluido el criterio sobre las reivindicaciones y los dibujos, y después encarga a la IA redactar las formas de realización conforme a ese criterio. A continuación, el agente responsable examina y comprueba el borrador que ha producido la IA y completa el producto final.Nunca entregamos tal cual lo que ha producido la IA. La responsabilidad sobre la calidad final recae en el Agente de la Propiedad Industrial, igual que siempre.

Al mismo tiempo, seguiremos organizando y acumulando como skills el saber hacer en propiedad industrial que hemos construido. A partir de ahí, ofreceremos servicios de propiedad industrial que reflejan el conocimiento propio de IPX, con una calidad mayor que hasta ahora.

5. Los modelos de IA que usamos y la seguridad

5.1 La información del cliente no se usa para entrenar

Toda la IA que usa el despacho es de contrato corporativo, es decir, en versión para empresas. En el momento de la contratación queda excluido automáticamente el uso de los datos para entrenamiento, y no es posible volver a activarlo. Por tanto, la información de los clientes enviada a la IA nunca se utiliza para entrenar modelos de IA.

Además, prohibimos de forma expresa usar para el trabajo versiones gratuitas o contratos personales de IA (es decir, prohibimos la «shadow AI»). La shadow AI suele aparecer cuando no se puede usar IA en el puesto de trabajo, o cuando la que se puede usar no es la deseable; en nuestro caso, el entorno ofrece tantos modelos de IA que no hay ninguna necesidad de recurrir a ella. Así eliminamos y reducimos estructuralmente el riesgo de que la información del cliente se escape por una vía imprevista.

5.2 Lo que entregamos a la IA se decide con prudencia según criterios internos

Como ya se ha dicho, toda la IA que usamos es la versión para empresas con el entrenamiento excluido, y la información del cliente no se usa para entrenar. Además, según la confidencialidad y la naturaleza del asunto, decidimos con prudencia, conforme a criterios internos, qué información puede entregarse a la IA. Y si el cliente tiene alguna petición particular —por ejemplo, que un asunto concreto se lleve sin IA, o que se use una IA determinada—, lo tratamos caso por caso y nos adaptamos.

5.3 Revisamos periódicamente las reglas de uso y las directrices

La técnica, la normativa y el entorno social en torno a la IA cambian con rapidez. No tratamos como fijas nuestras reglas de uso ni nuestras directrices sobre la IA: las revisamos periódicamente y las modificamos cuando hace falta. Si aparece un riesgo nuevo o una forma mejor de trabajar, lo incorporamos enseguida a nuestra organización. Y si se produce un cambio importante en la política que hemos comunicado, se lo volveremos a informar.

5.4 Preparativos para implantar LLM locales

Para estar preparados ante medidas como la prohibición de usar ciertos modelos de IA por factores geopolíticos, avanzamos en los preparativos para implantar «LLM locales», que completan todo el procesamiento dentro de nuestro propio entorno, sin pasar por servidores externos. El objetivo es una organización que use a la vez modelos cerrados, modelos frontera incluidos, y LLM locales basados en modelos abiertos, eligiendo entre unos y otros según la situación.

6. Personas y formación

No es cierto que «cualquiera obtenga el mismo resultado con solo usar la IA». Usar la salida de la IA tal cual y usar la IA como herramienta para elevar la calidad son cosas distintas. La calidad del resultado final depende de si se entienden los límites y las características de la IA y de si se sabe aplicarla al contexto del trabajo real.

6.1 Una contratación que valora la especialización y la alfabetización digital

En el despacho solo hemos contratado a personas con un nivel de alfabetización digital por encima de cierto umbral, sea cual sea el puesto: Agentes de la Propiedad Industrial, traductores, delineantes, especialistas en búsquedas y otros. La organización se construyó dando por supuesto ese nivel alto mucho antes de que usáramos IA.

6.2 Intercambio frecuente de información

Al menos una vez por semana, todo el equipo comparte los últimos casos de uso de la IA, incluidos los fallos, y las skills desarrolladas recientemente. También nos mantenemos al día de las novedades sobre IA —avances de los modelos, funciones nuevas, riesgos nuevos— y las trasladamos con rapidez a quien las necesita. Para esa información de actualidad hemos construido un sistema que, con IA, añade automáticamente las noticias más recientes a una base de datos.

El movimiento en torno a la IA es extremadamente rápido y no es raro que «la mejor práctica de hace unas semanas ya esté obsoleta». Lo que vamos conociendo se refleja y se actualiza sobre la marcha en nuestras reglas internas y en las skills, de modo que la organización mantiene siempre la forma de uso más actual y más adecuada.

6.3 Ayudas a la investigación personal sobre IA

También tenemos ayudas para quienes investigan sobre IA fuera del trabajo. El entorno de IA que se usa en la investigación personal está claramente separado del que se usa en el trabajo de presentación de solicitudes, y el marco de la investigación personal nunca se emplea para ese trabajo.

7. Aportar aún más valor

7.1 No solo eficiencia: crear valor que solo la IA hace posible

El uso de la IA ha hecho más eficiente el trabajo de siempre. En las tareas administrativas, en particular, hemos recortado mucho tiempo. Al cliente queremos llevarle algo más que eficiencia: el valor que solo surge de la colaboración entre personas e IA.

7.2 La IA es una «herramienta» que amplía la especialización del Agente de la Propiedad Industrial

Nuestro uso de la IA no sustituye la especialización del Agente de la Propiedad Industrial: la situamos como una herramienta para elevar aún más la calidad de ese criterio profesional. Es decir, partiendo de la especialización de siempre —entender la invención, valorar la patentabilidad, diseñar el alcance del derecho y preparar los dibujos necesarios y suficientes—, buscamos con la IA todavía más calidad y más rapidez.

7.3 Más valor entregado al cliente

Con la IA mejoran, más allá de lo que eran, la densidad de las comprobaciones de calidad, la cobertura de las búsquedas y la rapidez de respuesta. «Más calidad, y antes.» Ese es nuestro compromiso.

8. Nuestro compromiso con el cliente

Para terminar, resumimos en cuatro puntos lo expuesto en este documento.

① Solo IA en versión para empresas	Usamos solo IA en versión para empresas con el entrenamiento excluido, y protegemos la información del cliente.
② Aportar aún más valor	El objetivo no es recortar costes mediante la eficiencia, sino elevar todavía más la calidad y la rapidez.
③ La responsabilidad del Agente de la Propiedad Industrial no cambia	El Agente de la Propiedad Industrial examina y comprueba siempre la salida de la IA y garantiza la calidad final.
④ Seguimos aprendiendo como organización	Mediante las sesiones de intercambio de información, el desarrollo interno de skills y demás, y las ayudas a la investigación, todo el equipo mejora de forma continua el uso de la IA.

Si tiene preguntas o dudas, o alguna petición concreta como «preferimos que este asunto se lleve sin IA», díganoslo cuando quiera, sin reparos.

Seguiremos esforzándonos por prestar un servicio de más calidad que nunca. Le agradecemos de antemano su confianza continuada en IPX Patent Partners.

Todo el equipo de IPX Patent Partners