Wie wir mit KI die Qualität unserer IP-Leistungen steigern

1. Einleitung

IPX Patent Partners (nachfolgend „die Kanzlei“) überführt ab dem 1. Juli 2026 die im Haus entwickelte und geprüfte KI-Aufstellung in den vollen Betrieb, einschließlich der Anmeldearbeit. Dieses Dokument haben wir zu diesem Übergang erstellt, um unsere KI-Governance aufrichtig darzulegen und unseren Mandanten Sicherheit zu geben.

Beim Einsatz von KI in der Arbeit haben wir uns entschieden, unsere KI-Governance unseren Mandanten klar mitzuteilen. Dafür gibt es drei Gründe: (1) Das Vertrauen unserer Mandanten steht für uns über allem, (2) wir wollen die Wünsche unserer Mandanten zum Einsatz von KI im Voraus erfragen können, und vor allem (3) soll nicht im Unklaren bleiben, wer für die Qualität der Arbeitsergebnisse verantwortlich ist.

2. IPX bisher: eine Kanzlei, die in Automatisierung investiert hat

Bevor wir den Einsatz von KI erläutern, hier in Kürze die Haltung, die unsere Kanzlei bisher eingenommen hat.

2.1 Eigene Word-Makros, seit der Gründung der Kanzlei entwickelt

Die wiederkehrende Arbeit rund um das Erstellen einer Patentbeschreibung, etwa Formprüfungen, das Formatieren, das Anlegen stützender Textbeispiele und das Erzeugen und Aktualisieren umgeschriebener Ansprüche und der Zusammenfassung, haben wir mit selbst entwickelten Word-Makros automatisiert. Das ist eine fortlaufende Arbeit seit der Gründung und bildet den Kern unseres Wissens im Haus. Auf die selbst entwickelte Technik insgesamt, die Word-Makros eingeschlossen, halten wir rund 30 Patente.

2.2 Eine Führungslinie, die in die Verringerung wiederkehrender Arbeit investiert

Üblicherweise binden wiederkehrende Arbeiten in einer Patentanwaltskanzlei viel Personal und viel Geld. Um diese Kosten zu senken und menschliche Fehler konsequent zu verringern, haben wir gründlich in Ausbildung, Arbeitsabläufe und Systeme investiert. Dadurch können unsere Mitglieder mehr Zeit auf das verwenden, was nur Menschen können: den Kern einer Erfindung zu erfassen, die Patentfähigkeit zu beurteilen und den Schutzumfang zu entwerfen. Das ist das Fundament, das unsere Qualität und unser Tempo getragen hat.

2.3 Eine Kultur, in der Ergebnisse mit der ganzen Kanzlei geteilt werden

Lange bevor es KI gab, war bei uns eine Kultur verwurzelt, die entwickelte Funktionen und praktisches Wissen nicht bei einzelnen Zuständigen beließ, sondern mit allen in der Kanzlei teilte, und die gemeinsam ein System aufbaute, in dem alle Ergebnisse auf dem Niveau unseres Standards oder darüber erreichen können. Auch den Rahmen für den Einsatz von Werkzeugen und die Betriebsregeln, also die Governance, haben wir klar festgelegt, mit allen geteilt und regelmäßig überprüft.

Zu der durchgehenden Linie, mit IT Qualität und Tempo zu steigern, dafür Regeln festzulegen und Werkzeuge und Wissen in der ganzen Organisation zu teilen und fortlaufend zu verbessern, ist nun ein neues Werkzeug hinzugekommen: die KI.

3. Wie wir zur KI kamen und wo wir stehen

3.1 Umsichtiger Einsatz von KI dort, wo unveröffentlichte Informationen im Spiel sind

Bei Fällen vor der Anmeldung, in denen unveröffentlichte Informationen vorkommen, haben wir den Einsatz von KI umsichtig gesteuert. Wir haben KI auf Zwecke beschränkt, die keinen Zugriff auf unveröffentlichte Informationen brauchen, etwa das Verschriftlichen allgemeiner Sachverhalte sowie das Recherchieren, Zusammenfassen und Ordnen des Stands der Technik.

3.2 Fortlaufende Forschung und Erprobung auf dem Weg zum vollen Einsatz

Als Kanzlei, die immer wieder in IT investiert hat, haben wir nach dem Aufkommen der generativen KI früh damit begonnen, ihre Einbindung in die Praxis zu untersuchen. Dabei haben wir größte Rücksicht auf die Vertraulichkeit genommen: Wir haben nicht die uns anvertrauten Fälle vor der Anmeldung verwendet, sondern vor allem bereits angemeldete Fälle und Anmeldungen auf unseren eigenen Namen, um Qualität und Effizienz mit und ohne KI zu vergleichen und zu prüfen. Für die Erwiderung auf Prüfungsbescheide haben wir die Erprobung an tatsächlichen Fällen aufgebaut.

Aus dieser Forschung heraus haben wir selbst entwickelt: „Skills“, die die KI unsere Arbeitsabläufe genau nachvollziehen lassen; „KI-Agenten“, die mehrere Skills verbinden und die Arbeit selbstständig weiterführen; das „Harness“, das diesen KI-Agenten festen Boden gibt; und „Zugriffsrechte“ der KI auf die Systeme im Haus, die die Berechtigungen jeder einzelnen Person abbilden. Zugleich haben wir den „Kontext“ untersucht, der bestimmt, welche Informationen in welchem Umfang der KI übergeben werden müssen, damit die Ausgabe taugt. Um außerdem ein Vermischen von Informationen über die Memory zu verhindern, haben wir ein „Memory-Management“ entwickelt, das jedem Mandanten einen eigenen Arbeitsbereich gibt und die Erinnerung der Memory vollständig nach Mandanten trennt. Versucht jemand, die Informationen eines Mandanten in der Memory eines anderen Mandanten abzulegen, warnt die KI, sodass auch menschliche Fehler seltener werden. MCP-Anbindungen halten wir zudem auf dem Nötigsten.

All dies sind eigene immaterielle Vermögenswerte, in denen unser Wissen und unsere Erfahrung tief stecken. Keines davon ist auf dem Markt käuflich.

3.3 Allgemeine KI abstimmen statt KI nur für den IP-Bereich

In den letzten Jahren sind auch KI-Dienste erschienen, die eigens auf den IP-Bereich zugeschnitten sind. Solche speziellen Dienste lassen sich zwar leicht einführen, sind aber schwer an die Umstände des Einzelfalls anzupassen, und nahezu alles an der Einrichtung, bis hin zu dem im Hintergrund laufenden KI-Modell, hängt vom Anbieter ab.

Deshalb haben wir als Grundlage unserer KI-Governance nicht eine auf die IP-Branche zugeschnittene KI gewählt, sondern eine allgemeine KI, die den Zugang zu den fortschrittlichsten Modellen eröffnet, die jedem Unternehmen offenstehen. Darauf aufbauend haben wir mit den seit der Gründung erworbenen eigenen IT-Fähigkeiten und dem Wissen um Automatisierung die allgemeine KI gründlich auf unsere Praxis abgestimmt und so eine „KI-Umgebung eigens für IPX“ geschaffen.

Allgemeine KI entwickelt sich schnell und hat den großen Vorzug, den Zugang zu den weltweit fortschrittlichsten Frontier-Modellen zu eröffnen. Indem wir solche leistungsfähigen KI-Modelle als Grundlage mit unserer KI-Governance verbinden, ist ein auf unsere Praxis zugeschnittenes System entstanden, das keine im Handel erhältliche Spezial-KI nachbilden kann.

3.4 Die IP-Praxis in „Layern“ ordnen

Unsere Verfahren für das Erstellen von Patentbeschreibungen und für Erwiderungen auf Prüfungsbescheide ordnen wir in mehreren „Layern“. Die Layer-Struktur besteht aus (1) Layer 1 mit den gemeinsamen Regeln, an die sich alle in der Kanzlei halten müssen, (2) Layer 2 mit den nach Mandant oder Fachgebiet standardisierten Arbeitsabläufen und (3) Layer 3 mit den einzelnen Kniffen, die die zuständigen Patentanwältinnen und Patentanwälte über die Jahre aufgebaut haben.

Layer 1 verhindert auf einem für die Kanzlei gemeinsamen Fundament Schwankungen in der Qualität, Layer 2 bringt die nach Mandant oder Fachgebiet angepassten Einstellungen zur Anwendung, und Layer 3 lässt die Kniffe und Vorlieben der einzelnen Patentanwältinnen und Patentanwälte einfließen. Layer 1 wird von den Administratoren streng verwaltet und kann von Mitgliedern nicht eigenmächtig geändert werden. Layer 2 und Layer 3 lassen sich dagegen durch bestimmte Personen flexibel aktualisieren, im regelmäßigen Austausch mit den Zuständigen.

3.5 Konfigurationsdateien und Ähnliches mit der ganzen Kanzlei teilen

Neben den Konfigurationsdateien und Skills, die die Administratoren im Einzelnen eingerichtet haben, lassen sich auch Skills, die einzelne Mitglieder selbst entwickeln und verbessern, ohne GitHub und mit wenigen Handgriffen mit allen in der Kanzlei teilen. Es ist eine Art, Einstellungen und Skills im Haus mühelos auszutauschen.

Dadurch wird das Wissen oder die Verbesserung einer einzelnen Person sofort als Skill für die Praxis der gesamten Organisation geteilt und kann bei Bedarf zwischen den Zuständigen übergeben werden. Dieses Teilen der Ergebnisse mit allen entspricht der Kultur, die wir schon vor der KI hatten.

Das sind die Gründe, aus denen wir zu dem Schluss gekommen sind, dass die Voraussetzungen für den vollen Einsatz von KI gegeben sind.

4. IPX von hier an: die Aufstellung für das KI-Zeitalter

Auf dieser Forschung aufbauend setzen wir KI ab dem 1. Juli 2026 in der folgenden Aufstellung in der Praxis ein.

Generative KI ist gut darin, einen Text in Form zu bringen, sobald ihr die Linie und der Weg vorgegeben sind. Für das Bestimmen des Kerns einer Erfindung, die Linie bei Ansprüchen und Zeichnungen und die Vorstellung davon, wie ein Recht genutzt wird, halten wir die fachlichen Fähigkeiten und die Erfahrung der Patentanwaltschaft dagegen weiterhin für unverzichtbar.

Sofern ein Mandant nichts anderes wünscht, legt daher zuerst die Patentanwältin oder der Patentanwalt das Gerüst und die Linie der Patentbeschreibung fest, einschließlich der Linie bei Ansprüchen und Zeichnungen, und überlässt der KI das Ausarbeiten der Ausführungsformen entlang dieser Linie. Den Entwurf der KI prüft die zuständige Patentanwältin oder der zuständige Patentanwalt anschließend genau und stellt das fertige Arbeitsergebnis her.Was die KI erstellt hat, liefern wir niemals unverändert aus. Die Verantwortung für die endgültige Qualität trägt wie bisher die Patentanwältin oder der Patentanwalt.

Zugleich werden wir das Wissen zur IP-Praxis, das wir bisher aufgebaut haben, künftig weiter als Skills ordnen und ansammeln. Damit werden wir IP-Leistungen erbringen, in denen das Wissen steckt, das nur IPX hat, und zwar in besserer Qualität als bisher.

5. Die KI-Modelle, die wir einsetzen, und die Sicherheit

5.1 Informationen unserer Mandanten fließen nicht in das Training

Die KI, die wir einsetzen, läuft ausnahmslos über Unternehmensverträge, also über Unternehmensversionen. Die Nutzung der Daten für das Training ist bei Vertragsschluss automatisch abgeschaltet, und ein Einschalten ist nicht möglich. Informationen unserer Mandanten, die an die KI gehen, werden dadurch niemals für das Training von KI-Modellen verwendet.

Außerdem untersagen wir ausdrücklich, kostenlose KI oder KI aus privaten Verträgen für die Arbeit zu nutzen, also Schatten-KI. Schatten-KI entsteht meist dort, wo am Arbeitsplatz keine KI nutzbar ist oder wo die nutzbare KI nicht die gewünschte ist. Bei uns steht eine so große Auswahl an KI-Modellen bereit, dass es keinen Anlass gibt, Schatten-KI einzuführen. Damit schließen wir das Risiko, dass Informationen unserer Mandanten über einen unerwarteten Weg abfließen, schon der Struktur nach aus und verringern es.

5.2 Was wir der KI übergeben, entscheiden wir nach internen Maßstäben

Wie oben beschrieben, ist jede von uns eingesetzte KI eine Unternehmensversion mit abgeschaltetem Training, und Informationen unserer Mandanten fließen nicht in das Training. Darüber hinaus entscheiden wir nach internen Maßstäben umsichtig, welche Informationen der KI übergeben werden dürfen, je nach Vertraulichkeit und Art des Falls. Hat ein Mandant einen besonderen Wunsch, etwa einen bestimmten Fall ohne KI zu bearbeiten oder eine bestimmte KI einzusetzen, besprechen wir das im Einzelfall und richten uns flexibel danach.

5.3 Betriebsregeln und Richtlinien prüfen wir regelmäßig

Technik, Recht und Gesellschaft rund um die KI verändern sich rasch. Wir betrachten unsere Betriebsregeln und Richtlinien zum Einsatz von KI nicht als feststehend, sondern prüfen sie regelmäßig und ändern sie, wo es nötig ist. Zeigt sich ein neues Risiko oder ein besserer Weg, übernehmen wir das zügig in unsere Aufstellung. Ändert sich Wesentliches an der Linie, die wir unseren Mandanten dargelegt haben, informieren wir erneut darüber.

5.4 Vorbereitung auf lokale LLMs

Um auf Maßnahmen wie Nutzungsverbote für bestimmte KI-Modelle aus geopolitischen Gründen vorbereitet zu sein, bereiten wir die Einführung „lokaler LLMs“ vor, bei denen die gesamte Verarbeitung ohne externe Server allein in unserer eigenen Umgebung abläuft. Wir streben eine Aufstellung an, in der geschlossene Modelle einschließlich der Frontier-Modelle und lokale LLMs auf Grundlage offener Modelle nebeneinander stehen und je nach Lage gewählt werden.

6. Menschen und Weiterbildung

Es stimmt nicht, dass mit KI alle dasselbe Ergebnis erzielen. Die Ausgabe der KI unverändert zu übernehmen und die KI als Werkzeug zu nutzen, um die Qualität zu heben, sind zwei verschiedene Dinge. Die Qualität der endgültigen Ausgabe hängt davon ab, ob man die Grenzen und die Eigenheiten der KI versteht und sie auf den Zusammenhang der täglichen Arbeit anwenden kann.

6.1 Einstellungen mit Gewicht auf Fachkenntnis und Kompetenz

Wir haben in jeder Rolle, ob Patentanwaltschaft, Übersetzung, Patentzeichnung oder Recherche, nur Mitglieder eingestellt, deren IT-Kompetenz über einem bestimmten Niveau liegt. Schon bevor wir KI einsetzten, war unsere Organisation auf einer hohen IT-Kompetenz der Mitglieder aufgebaut.

6.2 Häufiger Austausch von Informationen

Mindestens einmal pro Woche teilen alle in der Kanzlei die neuesten Beispiele und Fehlschläge beim Einsatz von KI sowie neu entwickelte Skills. Zugleich verfolgen wir laufend die neuesten Informationen zur KI, etwa die Weiterentwicklung der Modelle, neue Funktionen und neue Risiken, und geben sie rasch an die Mitglieder weiter, die sie brauchen. Für diese neuesten Informationen haben wir ein System gebaut, das mithilfe von KI neue Nachrichten automatisch in eine Datenbank einträgt.

Die Bewegung rund um die KI ist außerordentlich schnell, und es kommt nicht selten vor, dass eine bewährte Vorgehensweise von vor wenigen Wochen bereits überholt ist. Was wir erfahren, fließt laufend in unsere Betriebsregeln und Skills ein, sodass die Organisation stets die neueste und beste Art des Einsatzes beibehält.

6.3 Förderung eigener KI-Forschung

Für Mitglieder, die außerhalb der Arbeit KI-Forschung betreiben, gibt es eine Förderung. Die KI-Umgebung für die eigene Forschung ist klar von der KI-Umgebung für die Anmeldearbeit getrennt, und der Rahmen der eigenen Forschung wird nie für die Anmeldearbeit genutzt.

7. Über weiteren Wert, den wir schaffen

7.1 Nicht nur Effizienz, sondern Wert, den erst KI möglich macht

Durch den Einsatz von KI ist die bisherige Arbeit effizienter geworden. Besonders in der Verwaltung konnten wir viel Zeit einsparen. Unseren Mandanten wollen wir über die Effizienz hinaus den Wert bringen, der erst im Zusammenwirken von Mensch und KI entsteht.

7.2 KI ist ein „Werkzeug“, das die Fachkenntnis der Patentanwaltschaft erweitert

Unser Einsatz von KI ersetzt nicht die Fachkenntnis der Patentanwaltschaft; er ist als Werkzeug angelegt, das die Qualität dieses fachlichen Urteils weiter hebt. Das Verstehen der Erfindung, das Urteil über die Patentfähigkeit, der Entwurf des Schutzumfangs und notwendige wie hinreichende Zeichnungen bleiben also die Fachkenntnis der Patentanwaltschaft; auf dieser Grundlage streben wir mit KI noch mehr Qualität und Tempo an.

7.3 Mehr Wert für unsere Mandanten

Mit dem Einsatz von KI steigen die Dichte der Qualitätsprüfungen, die Abdeckung der Recherchen und das Tempo der Bearbeitung über das bisherige Maß hinaus. Höhere Qualität, schneller geliefert. Das ist unser Versprechen.

8. Unser Versprechen an unsere Mandanten

Zum Schluss fassen wir den Inhalt dieses Dokuments in vier Punkten zusammen.

① Nur Unternehmensversionen von KI	Wir nutzen ausschließlich Unternehmensversionen mit abgeschaltetem Training und schützen so die Informationen unserer Mandanten.
② Mehr Wert schaffen	Das Ziel ist nicht, durch Effizienz Kosten zu senken, sondern Qualität und Tempo weiter zu steigern.
③ Die Verantwortung der Patentanwaltschaft bleibt	Die Ausgabe der KI wird stets von einer Patentanwältin oder einem Patentanwalt genau geprüft, was die endgültige Qualität sichert.
④ Als Organisation weiterlernen	Über Runden zum Austausch von Informationen, die Entwicklung von Skills und Ähnlichem im Haus und die Forschungsförderung heben wir alle gemeinsam den Einsatz von KI fortlaufend an.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben oder einen einzelnen Wunsch wie „diesen Fall bitte ohne KI bearbeiten“, sagen Sie es uns jederzeit ohne Zögern.

Wir werden uns weiter um Leistungen von noch höherer Qualität bemühen. Wir freuen uns, wenn Sie IPX Patent Partners auch künftig Ihr Vertrauen schenken.

Das gesamte Team von IPX Patent Partners