Quality at Speed
Qualität und Tempo, beides. Technik macht daraus ein System.
„Tempo und Qualität“, aufgebaut aus systematisierten Arbeitsabläufen und eigenen Systemen, haben wir 2026 erneuert und mit KI verbunden. Tempo und Qualität, die allein von Hand kaum zu erreichen waren, gehen nun zusammen.
Beyond the Manual Limit
Qualität und Tempo sind schwer zugleich zu haben.
Hat die Qualität Vorrang, sinkt das Tempo. Hat das Tempo Vorrang, gerät die Qualität ins Wanken. Allein von Hand ist diesem Widerspruch schwer zu entkommen. Wir haben mit Technik daran gearbeitet, beides zu halten.
QUALITY × SPEED — mit Technik in den Bereich „schnell und hochwertig“
Legacy × Frontier
Auf erprobtem Fundament die neue KI.
Im Juli 2026 ist das System „Tempo und Qualität“ in die zweite Generation eingetreten. Die robusten eigenen Systeme, die wir seit der Gründung verfeinert haben, systematisierte Abläufe, eine Reihe von Automatisierungswerkzeugen und die Patente, die all das absichern. Diesem erprobten Fundament haben wir die KI von heute hinzugefügt.
Das ist weder ein Umstieg auf KI noch die Verlängerung der Lebensdauer eines alten Systems. Weil das aufgebaute Fundament vorhanden ist, können wir die neueste KI sicher einsetzen und ihre Leistung ausschöpfen.
GEN 2 — 01 Fundament
Harness
Von der Verwaltung der Zugriffsrechte bis zur getrennten Memory für jeden Mandanten. Den festen Boden, auf dem KI sicher läuft, entwerfen wir selbst. Er ist der wichtigste Teil der zweiten Generation. Menschen stehen außerhalb davon und arbeiten mit dem Harness, der Umgebung, in der die KI läuft.
GEN 2 — 02 Inhalt
Skills
Selbst entwickelte Vorlagen, mit denen die KI unsere Arbeitsabläufe genau nachvollzieht. Das Wissen, das wir in der Zeit der Makros systematisiert haben, wurde unverändert zum Lehrbuch der KI. Diese Vorlagen verwalten wir in drei Schichten (der Layer-Struktur): Regeln für alle in der Kanzlei, Standards nach Mandant und Fachgebiet und die Kniffe der zuständigen Patentanwältin oder des zuständigen Patentanwalts. So verhindert schon die Struktur Schwankungen in der Qualität.
GEN 2 — 03 Automatische Verarbeitung
KI-Agenten
Mehrere Skills greifen ineinander und führen die Arbeit selbstständig weiter. Am Eingang sammeln sie automatisch die Daten, die zum Erstellen der Unterlagen nötig sind, am Ausgang prüfen sie automatisch auf Tippfehler, fehlende Angaben und die Einhaltung der Regeln des jeweiligen Mandanten. Bevor die Patentanwältin oder der Patentanwalt genau prüft, geht die Maschine alles einmal durch.
Die Rollen sind klar verteilt. Die Patentanwältin oder der Patentanwalt legt die Linie für Ansprüche und Zeichnungen sowie das Gerüst der Patentbeschreibung fest, die KI entwirft entlang dieser Linie, und die Patentanwältin oder der Patentanwalt prüft genau und stellt fertig.Die Ausgabe der KI liefern wir niemals unverändert aus.Die Dichte der Qualitätsprüfungen, die Abdeckung der Recherchen, das Tempo der Bearbeitung. Alles davon liegt heute über dem, was vorher möglich war.
GEN 2 OVERVIEW — das Harness als Fundament / KI-Agenten an Eingang und Ausgang / Linie und Verantwortung beim Menschen
Das Ziel ist, Qualität und Tempo zugleich zu steigern. Effizienz ist nur das Mittel. Seit der Zeit der Makros hat sich unser Denken nicht geändert. Geändert hat sich die Leistung der Werkzeuge.
Inside GEN 2
Zwei Strukturen tragen die Qualität.
Im Inneren der zweiten Generation tragen zwei Strukturen die Qualität: die „Layer-Struktur“, die Schwankungen im Inhalt (den Skills) verhindert, und das „Memory-Management“, das im Fundament (dem Harness) die Informationen der Mandanten trennt. Damit die Qualität nicht von der Leistung der KI abhängt, entwerfen wir die Struktur, die sie antreibt, selbst.
ARCHITECTURE 01
Layer-Struktur: streng im Fundament, flexibel in der Praxis
Die Vorlagen unserer Praxis verwalten wir in drei Schichten. Ganz unten enthält Layer 1 die gemeinsamen Regeln, an die sich alle in der Kanzlei halten; ändern dürfen sie nur die Administratoren. Darüber legen sich die Standards nach Mandant und Fachgebiet und die Kniffe der zuständigen Patentanwältin oder des zuständigen Patentanwalts. So verhindert schon die Struktur selbst Schwankungen in der Qualität.
ARCHITECTURE 02
Memory-Management: für jeden Mandanten getrennt verwaltet
Die Memory, auf die die KI zugreift, verwalten wir für jeden Mandanten getrennt. Informationen aus einem Fall gelangen nie in die Arbeit für einen anderen Mandanten. Zusammen mit der Verwaltung der Zugriffsrechte bildet das den Kern des Harness.
Für jeden eine eigene Memory. Sie können einander nicht einsehen.
AI Governance
Für den Einsatz von KI gelten bei uns Regeln.
Der Betrieb der zweiten Generation ruht auf sieben Regeln. Wir führen die Punkte hier so auf, wie sie in unserer veröffentlichten KI-Richtlinie stehen.
- 01
Strenge Steuerung des Verhaltens durch Konfigurationsdateien, die Administratoren im Einzelnen festlegen
- 02
Nach Benutzerin und Benutzer getrennte Beschränkung des KI-Zugriffs auf die Systeme der Kanzlei
- 03
Kanzleiweites Teilen von Skills und Ähnlichem
- 04
Memory-Management, das ein Vermischen von Informationen verhindert
- 05
MCP-Anbindungen auf das Nötigste beschränkt
- 06
Ein robustes Harness, das all dies umfasst
- 07
Einzelgespräche mit allen Mitgliedern der Kanzlei zur Einführung von KI, dazu häufige Schulungen und Austauschrunden zu KI
The Operating System
IPX HUB Auch das Kernsystem der Kanzlei haben wir selbst entwickelt.
IPX HUB ist das Kernsystem, mit dem wir über alle Daten der Kanzlei hinweg arbeiten: Fälle, Unterlagen, Kommunikation und mehr. Auch das System „Tempo und Qualität“, das die Erstellung der Unterlagen trägt, läuft darauf. Wir haben es selbst als Informationsgrundlage für die gesamte Kanzlei aufgebaut.
Mit einer Kontextschicht, die die Struktur der Daten ordnet, wurde eine schnelle Suche über alle Daten möglich. Damit verbinden wir eine anspruchsvolle, von KI erzeugte Regelbasis, die die Genauigkeit der Verarbeitung erhöht. Diese Genauigkeit war von Hand kaum zu erreichen.
Auf dieser Grundlage laufen mehrere KI-Agenten gleichzeitig und haben den Anteil der Handarbeit stark verringert.
AGENT 01
Automatische Ablage von E-Mails
Eingehende E-Mails werden automatisch nach Fall und Kategorie sortiert und abgelegt.
AGENT 02
Automatische Weiterleitung neuer Anfragen
E-Mails mit neuen Anfragen werden automatisch in den zuständigen Chat weitergeleitet, samt Vorschlag, wer den Fall übernehmen könnte.
AGENT 03
Automatische Verarbeitung der Dokumente des Patentamts
Vom Japanischen Patentamt eingehende Dokumente werden automatisch abgelegt, und die in einem Prüfungsbescheid zitierten Entgegenhaltungen werden automatisch heruntergeladen.
AGENT 04
Statusverwaltung
Aus dem Fristensystem, der Einreichungshistorie beim Amt und dem E-Mail-Verkehr werden Statusänderungen eines Falls im Einzelnen festgehalten.
AGENT 05
Automatische Aktualisierung des Dashboards
Aus der Einreichungshistorie beim Amt und dem Rechnungssystem wird täglich automatisch ein Dashboard aktualisiert, das Daten wie Umsatz und Zahl der Anmeldungen enthält.
AGENT 06
Beobachtung bestimmter Unternehmen
Erscheint ein Schutzrechtsblatt eines benannten Unternehmens, wird es erkannt, zusammengefasst und dem betreffenden Dienst zugeordnet. Auch neue Dienste, die dieses Unternehmen ankündigt, werden automatisch erkannt.
AGENT 07
Informationsbeschaffung
Zu einem bestimmten Thema werden täglich Nachrichten und IP-Informationen gesammelt und die wichtigen davon in den Chat gestellt.
AGENT 08
Ein Briefing jeden Morgen
Er sieht Kalender, E-Mail, Chat und das Fallverwaltungssystem durch, ordnet, was zu erledigen ist, und stellt es jeden Morgen in den Chat.
AGENT 09
Sammeln fallbezogener Informationen
Informationen, die zu einem Fall gehören, werden automatisch gesammelt und als Hinweis bereitgestellt.
AGENT 10
Prüfung auf Interessenkonflikte
Trifft eine Anfrage über das Anfrageformular ein, entsteht ein Bericht darüber, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, unter Berücksichtigung des technischen Inhalts und des Geschäfts.
Darüber hinaus laufen noch weitere KI-Agenten.
Die KI-Agenten lernen aus den Korrekturen der Menschen. Wir haben einen Mechanismus zur Selbstverbesserung eingebaut, der sich mit jedem Einsatz besser auf den Betrieb der Kanzlei einstellt.
LOOP 01 — den Ablageort lernen
Liegt eine Datei am falschen Ort, verschiebt ein Mensch sie einfach an den richtigen. Die KI merkt sich das Vorgehen und trifft von da an dieselbe Entscheidung.
LOOP 02 — Störungen automatisch zuordnen
Von den im Chat gemeldeten Störungen behebt die KI die geringfügigen automatisch. Komplexe gehen als Ticket an die IT-Zuständigen.
Verbessert wird nicht nur durch das Lernen der KI. Durch regelmäßige Pflege bestimmter Zuständiger erreicht ein Kniff, den jemand gefunden hat, weiterhin alle in der Kanzlei, statt bei einer Person zu bleiben. Ein Mechanismus, den das gemeinsame Wissen fortlaufend schleift.
STATUS
Eine neue Art zu steuern, anstelle eines Kanban-Boards.
Es trägt auch eine Statusfunktion, mit der sich der Fortschritt jedes Falls verwalten lässt.
Colorful Specification
Farbige Patentbeschreibung Eine Erfindung für die, die prüfen.
Von hier an geht es um einen Mechanismus, den wir seit der ersten Generation verfeinert haben. Die Ansprüche und die zugehörigen Stellen in der Patentbeschreibung erhalten automatisch dieselbe Farbe. Schon das verringert die Last derer, die die Unterlagen prüfen, erheblich.
SAMPLE — Patent 6709924 (aus unseren eigenen Patenten)
EFFECT 01
Die Grenzen zwischen den Ansprüchen sind auf einen Blick zu sehen.Die Farbe zeigt, wo ein Recht endet.
EFFECT 02
Die stützenden Stellen sind sofort gefunden.Das senkt den Prüfaufwand für Erfindende und IP-Zuständige deutlich.
EFFECT 03
Fehlende Stützung wird strukturell verhindert.Zusammen mit unseren Abläufen verhindert es, dass ein Anspruch ohne Stützung bleibt.
UPDATE
Auch Unterlagen aus übernommenen Fällen werden farbig.
Wir haben die vorhandenen Makros mit dem neuen System zusammengeführt und weitere Funktionen ergänzt. Unterlagen, die von Anfang an keine Farbe hatten, etwa Fälle, die wir von einer anderen Kanzlei übernommen haben, lassen sich nun nachträglich in eine Farbige Patentbeschreibung überführen.